Cómo elaborar un plan de mudanza para empresa

El plan de mudanza de una empresa no es algo que se deba tomar a la ligera. Cambiar de oficina o instalaciones requiere de planificación y de la asesoría de expertos. Se trata de los bienes o del patrimonio de una empresa que deberá ser llevado de un lugar a otro, es por ello que resulta de suma importancia tomarse el tiempo necesario para coordinar y planificar los traslados.

Lo mejor es dejar todo a los expertos

Para que la mudanza se cumpla sin ocasionar dolores de cabeza, tanto a los trabajadores como a la gerencia, lo mejor es dejarlo todo en manos de expertos. Hay empresas muy responsables que se encargan de realizar mudanzas económicas, siempre garantizando la seguridad de los bienes que serán trasladados a una nueva oficina.

Un plan de mudanza serio implica varios aspectos: planificación, coordinación, ejecución, traslado, seguridad... Todo con la intención de completar el traslado en el tiempo estimado y con la menor cantidad de percances posible.

Consejos a tener en cuenta para un plan de mudanza

• Diseñar el plan: Antes de empezar, lo más recomendable es que se diseñe un plan. Esto permitirá que el coordinador de la mudanza cuide los períodos de tiempo y de ejecución para que todo se cumpla en el plazo estimado.
• Tener una lista de todo: Conviene hacer una lista de todos los muebles, equipos y material que será trasladado. De esta manera se evita perder alguno de los bienes que fueron incluidos en el inventario. También las empresas pueden aprovechar para hacer una jornada de limpieza profunda y desechar todo aquello que no utilizan.
• Evitar interrupciones: Otra de las políticas de las empresas de mudanzas es evitar interrumpir en lo posible la jornada laboral de los empleados. Resulta muy incómodo que en medio de las actividades diarias se deba parar porque es preciso recoger material o levantar un mueble. 
• Tener un coordinador: Siempre es costumbre de las empresas prestadoras de este tipo de servicios tener un coordinador de mudanzas que se encargará de mantener la comunicación con el encargado designado por la empresa para hacer los traslados. Se debe tener una comunicación fluida e informar correctamente cómo se ejecutará el traslado.
• Los inventarios son muy importantes: Dentro de todo plan de mudanza se debe incluir el inventario. Este consiste en una lista en la que se detalla cada uno de los bienes que hay en la empresa, incluyendo equipos tecnológicos, papelería, equipos de oficina. Este método evitará problemas tanto a la empresa que hace la mudanza como a los representantes de la empresa.
• Rotularlo todo y guardar en cajas seguras: Cuidar los objetos y el patrimonio de la empresa en general es una de las tareas que cumple el servicio de mudanzas. Una vez que todo esté embalado en una caja segura, esta debe ser rotulada para que al momento de desembalar se sepa exactamente en qué caja está todo.

En la nueva oficina

Una vez que los encargados de la mudanza estén en la nueva oficina, se les debe informar también de qué forma se distribuirán los bienes y equipos dentro del espacio. Por ello es importante contar bien sea con las indicaciones del encargado designado por la empresa o un diseño de la forma en que deben ser distribuidos todos los artículos dentro del nuevo espacio.

¿Quiénes diseñan el plan de mudanza?

Lo conveniente es que lo hagan ambas partes, es decir, el coordinador de la empresa de mudanzas y el responsable designado por quienes contrataron los servicios para hacer los traslados de una oficina a otra.

Si el plan se diseña y se ejecuta de forma coordinada, entonces se reduce el número de dificultades que pueden presentarse a lo largo de la jornada. Es preciso que desde la empresa se le informe al personal que se realizará un proceso de mudanza para que de esta manera también ordenen sus espacios y faciliten las labores.

¿Cuál es el precio de un plan de mudanza?

El precio por un servicio de mudanza va a depender de las características de cada caso. Es decir, se tiene en cuenta la cantidad de muebles o documentos que se deben embalar y trasladar.

De igual forma, para fijar el presupuesto del servicio se debe tener clara la ubicación de la vieja y la nueva oficina para determinar la distancia entre ambas. El tiempo de ejecución también va a depender del plan que se haya realizado de manera coordinada con los encargados de la empresa que ha contratado el servicio.